Nieuwe gebruiker toevoegen

Een nieuwe collega of nieuwe leerling wil je natuurlijk zo snel mogelijk ook toegang geven tot COOL. Hier lees je hoe je dit doet.

• Voeg de nieuwe medewerker of leerling toe aan het leerlingadministratiesysteem (LAS). Geef nog niet het school e-mailadres van de gebruiker op maar plaats hier bijvoorbeeld een privé-e-mailadres. Als je nu het school-e-mailadres al invult dan wordt de activatiemail verstuurd naar een niet bestaand adres.
• Elke nacht synchroniseert het LAS de gegevens met COOL. Dit betekent dat COOL de volledige naam van de nieuwe gebruiker ontvangt. Op basis van deze naam maakt COOL in Google en in Microsoft 365 automatisch een account aan, op dezelfde manier als jullie huidige adressen, bijvoorbeeld:

eerstelettervoornaam.eerstelettertussenvoegselachternaam@schooldomein.nl

• De volgende dag kan de ICT'er controleren of de gebruiker is toegevoegd aan het COOL Portaal. Ga via de negen rondjes rechtsboven naar 'COOL Beheer'. 

• Klik vervolgens op 'Logs'. Hier zie je een overzicht van de meest recente synchronisaties. Selecteer een optie uit het overzicht om te zien welke accounts er zijn gesynchroniseerd.

• Het account is klaar voor gebruik! Tijdens de synchronisatie is het account automatisch toegevoegd aan de mailgroep van de medewerkers van school en gekoppeld aan eventuele leerling mailgroepen. Daarmee heeft het account ook direct alle rechten op de gedeelde mappen van de school.