Nieuwe gebruiker toevoegen

1. Ga allereerst naar het Leerling Administratie Systeem (hierna LAS) toe en voeg hier de nieuwe medewerker of leerling toe. Geef in het LAS nog niet het school e-mailadres op van de gebruiker, maar plaats hier bijvoorbeeld een privé e-mailadres. Zodra je wel het school e-mailadres van de gebruiker opgeeft, dan zal het LAS de activatie mail voor het account versturen naar een nog niet bestaand adres.

2. Rond middernacht synchroniseert het LAS de gegevens met COOL. Dit betekent dat COOL de volledige naam van de nieuwe gebruiker ontvangt. Op basis van deze naam maakt COOL in Google en in Microsoft 365 automatisch een account aan, op dezelfde manier als jullie huidige adressen, bijvoorbeeld:

eerstelettervoornaam.eerstelettertussenvoegselachternaam@schooldomein.nl

3. De volgende dag kan de ICT'er controleren of de gebruiker is toegevoegd aan het COOL Portaal. Ga via de negen rondjes rechtsboven naar 'COOL Beheer'. 

4. Klik vervolgens op 'Logs'. Hier zie je een overzicht van de meest recente synchronisaties. Selecteer een optie uit het overzicht om te zien welke accounts er zijn gesynchroniseerd.

5. Het account is klaar voor gebruik! Tijdens de synchronisatie is het account automatisch toegevoegd aan de mailgroep van de medewerkers van school en gekoppeld aan eventuele leerling mailgroepen. Daarmee heeft het account ook direct alle rechten op de gedeelde mappen van de school.

Is er een fout opgetreden tijdens de synchronisatie? Dan kan de ICT'er contact opnemen met onze servicedesk zodat we dat zo snel mogelijk kunnen oplossen.