Spreadsheet Synchronisatie

In sommige gevallen is het niet mogelijk of gewenst om een automatische synchronisatie via bijvoorbeeld Parnassys, Basispoort, SOM of Magister in te stellen met COOL. Wellicht maken jullie nog geen gebruik van één van deze leerling administratie systemen en kan er dus niet rechtstreeks met COOL gesynchroniseerd worden om gebruikers automatisch aan te maken. In dat geval kan een Spreadsheet synchronisatie de oplossing zijn.

Neem daarvoor contact op met onze servicedesk. Wij zullen kijken of het handig is om een Spreadsheet synchronisatie voor jullie op te zetten. 

Hoe ziet zo'n Spreadsheet er uit?

In Google Drive maken wij een Spreadsheet aan, deze noemen wij "Schoolstructuur - Schoolnaam". We voegen een aantal tabbladen aan deze spreadsheet toe, namelijk: 

Leerkrachten

Leerlingen

Medewerkers

Organisatie

ID kolom

Bij ID geven wij een bron ID op voor de gebruiker waarmee COOL deze gebruiker kan identificeren. Meestal stellen wij een ID in als voornaam+achternaam, maar het kan ook een willekeurig getal zijn. Zolang het maar een uniek ID is.

Voornaam kolom

De voornaam van de gebruiker zonder tussenvoegsel

Achternaam kolom

De achternaam van de gebruiker inclusief tussenvoegsel, bijvoorbeeld de Bakker.

Groep(en) kolom

Voor leerkrachten en leerlingen geef je de bijbehorende groep of groepen aan. Op basis van een komma wordt een scheiding gemaakt, zet dus geen spatie tussen de groepsnamen en de komma's in.

Tabblad Organisatie

Dit tabblad maakt voor onze synchronisatie duidelijk welke tabbladen gebruikt moeten worden. Dit tabblad wordt meestal alleen door ons beheerd. Onder de kolom 'Locatie' plaats je de naam van de namespace die in COOL onder 'Locatie instellingen' is opgegeven. Onder de kolom 'Sheet' geef je de naam van het tabblad in de Spreadsheet op. Onder de kolom 'Rol' geef je aan of de gebruikers in het tabblad onder 'staff', 'teacher' of 'student' vallen. Op basis van deze informatie wordt gekeken naar de 'Locatie instellingen' voor deze verschillende rollen om zo de mailadressen op te stellen en de wachtwoorden in te stellen. Ook zorgt dit ervoor dat de gebruikers in Google Workspace automatisch in een specifieke Organisatie Eenheid (OE) terecht komen.

Spreadsheet synchronisatie starten

Hoofdbeheerders kunnen in COOL een Spreadsheet synchronisatie starten:

1. Open het COOL portaal. Ga via de negen rondjes rechtsboven naar 'COOL beheer'.

   
   

   

   
   
   

2. Klik op 'Synchronisatie' en vervolgens op 'Spreadsheet sync'.

   
   

   

   
   
   

3. Bij de optie 'Spreadsheet' zoek je de naam van de Spreadsheet op. Het is handig om eerst een simulatie synchronisatie te draaien zodat je eventuele problemen van tevoren kunt oplossen. De optie 'Gebruikers opruimen' zorgt er voor dat gebruikers die eerst wel maar nu niet meer in de Spreadsheet staan uit COOL verwijderd worden en in Google Workspace geblokkeerd worden. De optie 'Groepen opruimen' zorgt ervoor dat groepen die eerst wel maar nu niet meer in de Spreadsheet voor komen uit COOL verwijderd worden en in Google Workspace ook verwijderd worden. 

   
   

   

   
   
   

Zodra je de simulatie hebt gestart zie je een knop verschijnen om de sync te bekijken. Afhankelijk van de grootte van de Spreadsheet kan het enkele minuten duren voordat resultaten verschijnen, ververs de pagina af en toe om de voortgang te zien. Mocht je in de logs een foutmelding zien, laat het ons weten, dan kunnen wij kijken wat er mis is gegaan.